1. Każdy list motywacyjny musi być dostosowany do określonego stanowiska i powinien uwzględniać specyfikę branży w której chcemy pracować.
2. Powinien rozpoczynać się od części formalnej, czyli nagłówka, w którym należy zamieścić swoje imię i nazwisko oraz dane teleadresowe. Na tym etapie podajemy także dane firmy do której wysyłamy aplikację, oraz jeżeli posiadamy - nazwisko osoby zajmującej się rekrutacją.
3. Następnie przechodzimy do wyjaśnienia celu w jakim wysyłamy list motywacyjny. Należy w tym miejscu zaznaczyć na jakie ogłoszenie odpowiadamy i które stanowisko nas interesuje, jeżeli ogłoszenie miało nadany numer należy go podać.
4. Najważniejszym elementem listu motywacyjnego jest nasza argumentacja, której celem jest uświadomienie pracodawcy, że jesteśmy najlepszym kandydatem na oferowane stanowisko. Należy więc podkreślić i uwypuklić te umiejętności, doświadczenia i cechy osobowe które najbardziej odpowiadają wymaganiom określonym w ofercie . Jeżeli staramy się o pracę w branży, z którą nie mieliśmy wcześniej do czynienia to warto zwrócić uwagę pracodawcy na nasze wcześniejsze osiągnięcia, mogące przydać się na stanowisku na jakie aspirujemy. W przypadku osób młodych, które mają niewielkie doświadczenie zawodowe można w tej części listu motywacyjnego zwrócić uwagę na osiągnięcia będące ich udziałem w trakcie nauki, działalność w kołach naukowych, organizacjach studenckich, naukową wymianę międzynarodową.
5. W końcowej części listu dziękujemy za uwagę oraz prosimy o pozytywne rozpatrzenie naszej kandydatury. W tym miejscu można także wyrazić chęć spotkania w celu szerszej prezentacji naszych umiejętności. List kończymy czytelnym podpisem.